In einem Projekt sind die verschiedensten Parteien beteiligt, die jeweils unterschiedliche Aufgaben und auch Interessen haben. Nachfolgend wir ein kurzer Überblick über die nachfolgenden Projektinstanzen gegeben:

• Geschäftsführung
• Lenkungsausschuss
• Projektleiter
• Projektteam

Geschäftsleitung

Die Geschäftsleitung erteilt den Projektauftrag. Dementsprechend legt sie auch die Rahmenbedingungen fest, also den Kostenrahmen, die Terminvorstellung usw. Sie ist die höchste Instanz und kommt spätestens dann ins Spiel, wenn das Projekt in eine ganz andere Richtung läuft als das ursprünglich gedacht war und nun strategische Entscheidungen erforderlich sind. Generell ist sie sonst aber nicht direkt an der Ausführung des Projekts beteiligt, sondern ernennt entsprechende Vertreter. Einer dieser Vertreter ist der Projektmanager, der ihre Interessen im Lenkungsausschuss vertritt.
In der Geschäftsleitung finden sich natürlich der Geschäftsführer, sowie die Leiter der Fachbereiche und des Controllings. Auch der Personalrat kann der Geschäftsleitung angehören, muss dies aber nicht.

Lenkungsausschuss

Der Lenkungsausschuss ist so etwas wie der verlängerte Arm der Geschäftsführung und ist eine Zwischenebene zwischen Geschäftsleitung und Projektleiter/Projektteam. Der Lenkungsausschuss kontrolliert, dass die Vorgaben der Geschäftsführung bei der Ausführung des Projekts eingehalten werden. Dementsprechend genehmigt der Ausschuss die Planungen des Projektleiters und überprüft den Projektfortschritt. Zu diesen Aufgaben kommt hinzu, dass der Lenkungsausschuss regelmäßig der Geschäftsleitung berichten muss, wie das Projekt voranschreitet. Darüber hinaus ernennt der Lenkungsausschuss den Projektleiter.
Den Vorsitz im Lenkungsausschuss hat gewöhnlicherweise der Projektmanager als Vertreter der Geschäftsleitung. Die weitere Besetzung setzt sich aus dem Management der Abteilungen, Entscheidungsträger der betroffenen Fachbereiche und dem Projektleiter zusammen. Zusätzlich können auch externe Spezialisten (z.B. externer Projektmanager) oder auch der Betriebsrat/Personalrat dem Lenkungsausschuss angehören.

Projektleiter

Der Projektleiter ist die ausführende Kraft, die sein Projektteam lenkt und leitet. Er setzt die definierten Rahmenbedingungen der Geschäftsleitung in der Realität um, bzw. versucht dies soweit es ihm möglich ist. Dafür erstellt er konkrete Termin- und Kostenpläne, definiert Meilensteine und kontrolliert den Fortschritt des Projekts. Dafür muss er die Projektbeteiligten koordinieren und sein Projektteam organisieren. Je nach vorliegender Organisationsform (Projektkoordination, Matrixorganisation, reine Projektorganisation) hat er dabei unterschiedliche disziplinarische und fachliche Weisungsrechte. Das Aufgabengebiet des Projektleiters ist aber natürlich noch viel größer, auf eine vollständige Auflistung wird hier aber verzichtet.
Der Projektleiter ist das Herz des Projekts und sollte dementsprechend auch eine geeignete Qualifikation mit sich bringen, dazu zählen beispielsweise Eigenschaften wie fachliche, als auch Führungskompetenz, Organisationstalent, Durchsetzungsvermögen, Einfühlungsvermögen (Empathie) und natürlich auch Kommunikationsfähigkeiten.

Projektteam

Das Projektteam ist die ausführende Instanz des Projekts. Es ist dafür zuständig, dass die angestrebten Projektziele auch erreicht werden. Neben dem Projektleiter gehören die Projektmitarbeiter zum Projektteam. Das Projektteam ist ein kritischer Punkt bei der Projektrealisiation, weshalb die Zusammenstellung gut überlegt sein muss. Hier sind wieder die Fähigkeiten des Projektleiters gefragt, der ein funktionierendes Team zusammenstellen muss.

Weitere Instanzen

• Projektbüro: Unterstützt bei organisatorischen Dingen
• Controlling
• Qualitätssicherung